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Ausschreibung: Beschaffung und Implementierung eines Patientenportals - DE-Karlsruhe
Branchenspezifisches Softwarepaket
Medizinsoftwarepaket
Medizinische Informationssysteme
Dokument Nr...: 905592-2024 (ID: 2024061603423245634)
Veröffentlicht: 17.06.2024
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  Beschaffung und Implementierung eines Patientenportals samt Integration in vorhandenes ORBIS KIS
1.) die Bezeichnung und die Anschrift der zur Angebotsabgabe auffordernden Stelle, der den Zuschlag erteilenden
Stelle sowie der Stelle, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge einzureichen sind:
der ausschreibenden Stelle
Vincentius-Diakonissen-Kliniken gAG
Steinhäuserstraße 18
76135 Karlsruhe
+49 613127702900
+49 613127702999
ausschreibung@dup.de
der Stelle, an die die konventionellen Angebote zu richten sind:
Dierichsweiler Unternehmens- und Prozessberatung GmbH
Im Auftrag der vergebenden Stelle
Alexander-Diehl-Str. 2a
55130 Mainz
2.) Verfahrensart
Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb nach UVgO
3.) die Form, in der Teilnahmeanträge oder Angebote einzureichen sind:
Elektronische Angebote
Textform ( 126b BGB)
Digitale Signatur
sind zugelassen
ist erlaubt
wird nicht unterstützt
4.) gegebenenfalls in den Fällen des  29 Absatz 3 die Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und die
Informationen zum Zugriff auf die Vergabeunterlagen:
Das Vergabesystem der Deutschen eVergabe verwendet für die Verschlüsselung Ihrer Daten während der Übertragung zum Server
die
aktuellste Version des TLS-Verschlüsselungsverfahrens. [https-Übertragung]. Die Unterlagen können Sie unter www.deutsche-
evergabe.de herunterladen.
5.) Art und Umfang der Leistung sowie den Ort der Leistungserbringung:
Aktenzeichen
1.1331-1
Titel
Beschreibung
ausf. Beschreibung
Beschaffung und Implementierung eines Patientenportals samt Integration in vorhandenes ORBIS KIS
Beschaffung und Implementierung eines Patientenportals als On-Premises oder SaaS-Lösung samt
Integration in vorhandene ORBIS KIS Umgebung mit einer Laufzeit von 36 Monaten inklusive zweimaliger
Verlängerung von je 12 Monaten
Mit der vorliegenden Ausschreibung wollen die ViDia Kliniken als Auftraggeber ihrer Verantwortung und ihrem
eigenen Anspruch gerecht werden, ihren Angestellten sowie ihren Patienten eine moderne und effiziente
Patientenplattform zu bieten. Ziel ist es auf der einen Seite den Krankenhausaufenthalt sowie die medizinische
Betreuung durch das medizinische Fachpersonal bestmöglich zu organisieren und durchzuführen, auf der
anderen Seite den Patienten die Möglichkeit zu eröffnen sich nicht nur während der Behandlung über
Genesungspläne und Medikation zu informieren, sondern auch bürokratische Hürden abzubauen, indem
Patienten aktiv bei der Erbringung von Dokumentationen eingebunden werden.
Um dieses Ziel zu erreichen, planen die ViDia Kliniken die Beschaffung und Einführung eines
Patientenportals als digitale Kommunikationsschnittstelle zwischen den Patienten und den behandelnden
Dritten auf der anderen Seite und den ViDia Kliniken mit ihren Prozessen auf der anderen Seite. Das
Patientenportal soll, angebunden an die nachgelagerten Verfahren der ViDia Kliniken, als On-Premises oder
Cloud-Lösung vom Bieter bereitgestellt und je nach Betriebsvariante auch gewartet und betrieben werden. Die
Beschaffung der Lösung soll als Kauf mit Wartung oder Miete erfolgen und eine Laufzeit von drei Jahren mit
zwei Verlängerungsoptionen um jeweils ein Jahr verfügen. Eine Eingrenzung oder Entscheidung für eine der
ausgeschriebenen Betriebsvarianten wird im Rahmen des Vergabeverfahrens getroffen.
Das zu beschaffende Patientenportal muss dabei folgende Leistungen verbinden:
- Digitales Aufnahmemanagement und Terminmanagement
- Digitales Behandlungsmanagement
- Digitales Entlassmanagement
-Digitales Überleitungsmanagement
Es ist dem Bieter dabei freigestellt, eine Softwarelösung anzubieten, die vom Auftraggeber selbst in seiner
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Rechtlicher Hinweis: Diese Information wurde elektronisch erstellt. Der Plattformbetreiber, sowie die Healy Hudson GmbH
übernehmen keine Gewähr bzgl. der Richtigkeit und Vollständigkeit der hier
gemachten Angaben. Sofern Sie der Meinung sind, dass Angaben fehlerhaft wiedergegeben wurden, nehmen Sie bitte mit uns oder der
jeweiligen Vergabstelle Kontakt auf.
Informationsdienst der Deutschen eVergabe
07.06.2024 12:37
eigenen Infrastruktur On-Premises oder vom Bieter als Auftragnehmer bzw. vom Anbieter der angebotenen
Lösung als Software as a Service betrieben wird. Auch wird dem Bieter im Rahmen der für den Eigenbetrieb
angebotenen Software die Wahl überlassen, die Software als Kauflizenz mit Softwarewartung oder als
Mietlizenz anzubieten. Insofern ergeben sich für den Bieter drei mögliche Varianten des Angebotes. Alle drei
Varianten werden entsprechend unterschiedlich bewertet, die On-Premises zu betreibenden Varianten werden
mit einem kalkulatorischen Kostenzuschlag zur vergleichenden Bewertung belegt. Es ist dem Bieter
ausdrücklich gestattet mehrere Hauptangebote für die jeweils unterschiedlichen Varianten abzugeben.
Erfüllungsort:
76135 Karlsruhe, Weststadt
6.) gegebenenfalls die Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose:
losweise Vergabe:
ist nicht vorgesehen
7.) gegebenenfalls die Zulassung von Nebenangeboten:
Zulässigkeit
8.) Etwaige Bestimmungen über die Ausführungsfrist:
Laufzeit in Monaten: 36
Dieser Auftrag kann verlängert werden. Zweimalige Verlängerungsoption je 12 Monate
9.) die elektronische Adresse, unter der die Vergabeunterlagen abgerufen werden können oder die Bezeichnung und
die Anschrift der Stelle, die die Vergabeunterlagen abgibt oder bei der sie eingesehen werden können:
Die Vergabeunterlagen stehen digital über die Deutsche eVergabe zur Verfügung.
Sie finden das Verfahren unter folgendem Link:
http://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/7e99a212-55bb-4167-9d06-d3800aa917b5
10.) die Teilnahme- oder Angebots- & Bindefrist:
Teilnahmefrist
Bindefrist
Die Abgabe von Nebenangeboten ist nicht erlaubt.
Die Abgabefrist für den Teilnahmewettbewerb endet am 05.07.2024 um 10:00 Uhr.
Die Bindefrist für abgegebene Angebote endet am 31.10.2024.
11.) die Höhe etwa geforderter Sicherheitsleistungen:
keine allgemeinen Angaben
12.) die wesentlichen Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind:
keine Angaben
13.) die mit dem Angebot oder dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Unterlagen, die die Auftraggeber für die
Beurteilung der Eignung des Bewerbers oder Bieters verlangen:
keine allgemeinen Angaben
Folgende Nachweise sind im Einzelnen zu erbringen:
 Erklärung zu Verfehlungen
Eigenerklärung GWB  123, 124:
Der Bewerber ist aufgefordert gemäß  122 Abs. 1 GWB in Verbindung mit  31 Abs. 1 UVgO, die in der Anlage Eigenerklärung
nach GWB  123, 124 geforderte Eigenerklärung abzugeben, um nachzuweisen, dass keine nicht heilbaren zwingenden oder
fakultativen Ausschlussgründe gegen Ihn vorliegen. Im Falle des Vorliegens fakultativer Ausschlussgründe behält sich die
Vergabestelle eine Einzelfallprüfung unter Abwägung des möglichen Einflusses auf das Vergabeverfahren vor.
Dieses Dokument muss jeweils vom Bewerber, von jedem eingesetzten Nachunternehmer, sowie von allen Mitgliedern einer
etwaigen Bietergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag abgegeben werden.
 Erklärung zu Steuern
Eigenerklärung MiLoG:
Der Bieter erklärt die Einhaltung des Mindestlohngesetzes (MiLoG) und der jeweils geltenden Tariftreuegesetzte der
Bundesländer. Hierzu füllt der Bieter die Anlage Eigenerklärung nach Mindestlohngesetz und Tariftreue" aus und gibt diese mit
dem Angebot ab.
Dieses Dokument muss jeweils vom Bieter, von jedem eingesetzten Nachunternehmer, sowie von allen Mitgliedern einer
etwaigen Bietergemeinschaft mit dem Angebot abgegeben werden.
Der Auftraggeber weist darauf hin, dass er unabhängig von der Eigenerklärung gem.  19 Abs. 1 MiLoG das Recht hat, jederzeit
zusätzliche Auskünfte des Wettbewerbsregisters anzufordern ( 19 Abs. 3 MiLoG). Bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000  netto
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Informationsdienst der Deutschen eVergabe
 Erklärung zu Berufsgenossenschaft
Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung:
Gemäß  122 Abs. 2 Nr. 1 GWB in Verbindung mit  33 Abs. 1 UVgO hat der Bewerber zum Nachweis seiner Befähigung zur
Berufsausübung einen Handelsregisterauszug beizulegen bzw. einen Nachweis, dass der Bewerber in einem Berufs- oder
Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der europäischen Gemeinschaft oder eines Vertragsstaates
des EWR-Abkommens eingetragen ist, in dem er ansässig ist. Der Nachweis muss den aktuellen Stand der Informationen des
Berufs- oder Handelsregisters entsprechen. Es genügt eine nicht beglaubigte Kopie. Der Nachweis darf nicht älter als 6 Monate
sein.
Unternehmen, die weder in einem Berufs- noch Handelsregister noch einem anderen Register geführt werden, legen eine Kopie
der Gewerbeanmeldung der zuständigen Stelle des Landes, in dem sie ansässig sind oder einen anderen geeigneten Nachweis
vor, der einen Aufschluss über die Art der beruflichen Tätigkeit zulässt. Die geplante Rechtsform der ggf. in Gründung
befindlichen
Unternehmen bzw. Bietergemeinschaften ist anzugeben.
Dieses Dokument muss jeweils vom Bewerber, von jedem eingesetzten Nachunternehmer, sowie von allen Mitgliedern einer
etwaigen Bietergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag abgegeben werden.
Amtliche Bescheinigungen eines Landes der europäischen Gemeinschaft oder eines Vertragsstaates des EWR-Abkommens
werden in deren Originalsprache zugelassen.
 Erklärung zu Umsatz
Unternehmenskennzahlen:
Zur Feststellung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Bewerbers, werden folgende Mindestanforderungen
an das Unternehmen gestellt:
- Mindestumsatz im Geschäftsjahr 2023: 2.000.000,00
- Mindestumsatz im Geschäftsjahr 2022: 2.000.000,00
- Mindestumsatz im Geschäftsjahr 2021: 2.000.000,00
- Mindestanzahl Mitarbeiter in FTE im Geschäftsjahr 2023: 20 Mitarbeiter
- Mindestanzahl Mitarbeiter in FTE im Geschäftsjahr 2022: 20 Mitarbeiter
- Mindestanzahl Mitarbeiter in FTE im Geschäftsjahr 2021: 20 Mitarbeiter
Negative Entwicklungen bei oben genannten Kennzahlen sind zu erläutern. Eine fortgesetzte negative Entwicklung oben genannter
Kennzahlen, welche nicht auf Grund unternehmerischer oder struktureller Randbedingungen plausibilisiert werden kann, wird als
mangelnde wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit des Bewerbers angesehen.
Sofern die Angaben für das letzte Geschäftsjahr noch nicht vollständig vorliegen, sind die Angaben sinngemäß der letzten
drei
vollständig vorliegenden Geschäftsjahre darzulegen. Wenn das Unternehmen noch keine drei vollständigen Geschäftsjahre am
Markt tätig ist, sind mindestens die Kennzahlen der vorliegenden Geschäftsjahre, sowie die erwarteten Kennzahlen des aktuellen
Geschäftsjahres anzugeben und zu plausibilisieren.
Die geforderten Kennzahlen und ergänzenden Erläuterungen sind durch Eigenerklärung im Abschnitt Wirtschaftliche und
finanzielle Leistungsfähigkeit der Anlage Eigenerklärung zur Unternehmenseignung anzugeben.
Zur Feststellung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Bieters sind ferner die nachfolgenden Angaben zu
machen:
- Im Betrieb befindliche Installationen des angebotenen Patientenportals deutschlandweit / weltweit
Bewerber können sich zum Nachweis der Eignung ihrer Nachunternehmer (Eignungsleihe) und der weiteren Mitglieder der
Bietergemeinschaft bedienen. In diesem Fall ist die Eigenerklärung zur Unternehmenseignung von jedem der Unternehmen
einzeln auszufüllen und mit dem Teilnahmeantrag abzugeben.
 Erklärung zu Referenzen
Projektreferenzen:
Zum Nachweis der Fähigkeit und Erfahrung und damit zum Beleg der Eignung, die geforderte Leistung erbringen zu können, sind
vom Bieter genau drei mit der geforderten Leistung vergleichbare Referenzprojekte in strukturierter Form darzulegen. Hierzu ist
die
Anlage Eigenerklärung Projektreferenz als Vorlage zu verwenden.
Die ausschreibende Stelle behält sich vor, die angegebenen Projektreferenzen zu überprüfen. Angaben, die einer Nachprüfung
nicht standhalten, führen zum Ausschluss des Angebotes. Der Bieter hat die Kontaktdaten der jeweiligen Ansprechpartner der
Referenzen anzugeben. Die Kontaktdaten müssen eine Überprüfung der Referenz möglich machen. Der Bieter versichert durch
die Angabe, dass der Kontaktperson die Benennung als Referenz bekannt ist und darüber hinaus die Einwilligung der
Kontaktperson zur Kontaktaufnahme vorliegt. Die Erhebung dieser Kontaktdaten erfolgt im Einklang mit Artikel 6, Absatz 1, lit.
c und
e DSGVO.
Bitte beachten Sie, dass aus den angegebenen Informationen zu den Projektreferenzen eindeutig und zweifelsfrei die Erfüllung
der Mindestanforderungen hervorgehen muss. Es wird darauf hingewiesen, dass eine stichpunktartige Beantwortung der
Mindestanforderungen unzureichend ist.
Bei der Benennung der Referenzen sind folgende Mindestanforderungen zu beachten:
- Jede Referenz muss vom Bieter, einem Teilnehmer der Bietergemeinschaft oder einem Nachunternehmer des Bieters
stammen, dessen Eignung er sich bedient, und der in diesem Verfahren mit der entsprechenden Leistung betraut werden soll.
Referenzen von Unternehmen, die die betreffende Leistung in der vorliegenden Ausschreibung nicht erbringen sollen, werden als
ungültig ausgeschlossen.
- Referenzen werden als vergleichbar bewertet, wenn:
- die Leistung ein Patientenportal umfasst
- die Leistung für einen Krankenhausbetreiber der Somatik erbracht wurde
- die Leistung eine Schnittstellenanbindung zum einem Krankeninformationssystem beinhaltete
- die Leistung die Bereitstellung, die Implementierung und die Inbetriebnahme beinhaltete
- die Wartung und der Support bis heute erbracht werden
Bitte nennen Sie in Ihrer Ausführung der Referenzleistung auch die im Abschnitt 2 des Dokument Auswertung
Teilnahmeanträge.xlsx abgefragten Kennzahlen zur Auswertung Ihres Teilnahmeantrags.
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fordert der Auftraggeber für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem
Wettbewerbsregister an.
Informationsdienst der Deutschen eVergabe
 Erklärung zu Haftpflichtversicherung
Versicherung:
Der Bewerber muss über eine Betriebshaftpflichtversicherung zur Deckung von Sach-, Personen- und Vermögensschäden
verfügen. Die Mindestdeckung für Sach- und Personenschäden muss 2.000.000, die Mindestdeckung für Vermögensschäden
muss 1.000.000, jeweils pro Fall betragen. Eine Deckelung der Beträge auf den doppelten Wert pro Versicherungsjahr ist
zulässig.
Der Bewerber belegt dies durch Vorlage eines zum Zeitpunkt der Abgabe der Teilnahmeanträge gültigen
Versicherungsnachweises oder einer verbindlichen Erklärung einer Versicherung, aus der sich ergibt, dass im Falle der
Zuschlagserteilung an den Bewerbern eine solche Versicherung über die geforderten Deckungssummen vorliegen wird.
Alle Mitglieder einer Bietergemeinschaft müssen getrennt voneinander eine solche Versicherungsleistung belegen.
 Erklärung zu Zertifkate
ISO 9001:
Zum Beleg der Unternehmenseignung ist der Nachweis über die Existenz und Anwendung eines
Qualitätsmanagementverfahrens zu führen. Dazu fügt der Bieter eine zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe durch eine akkreditierte
Zertifizierungsstelle erteilte, gültige Zertifizierung nach EN ISO 9001 oder vergleichbar bei, deren Geltungsbereich den
Leistungsgegenstand der Ausschreibung umfasst.
Sollte der Bewerber einen vergleichbaren Nachweis vorlegen, hat der Bewerber dessen Gleichwertigkeit mit dem
Teilnahmeantrag darzulegen. Die Zulässigkeit bzw. Vergleichbarkeit anderer als der vorgenannten Zertifizierungen ist im Rahmen
von Bieterfragen vor Ablauf der Frist der Teilnahmeanträge zu klären. Unabdingbar ist aber, dass es sich um Fremdnachweise
über eine von Externen durchgeführte, systematische Überprüfung handeln muss. Eigenerklärungen sind nicht ausreichend.
Akkreditierung durch Produkthersteller:
Zur Gewährleistung einer durchgehenden Erbringung von Wartungs- und Instandhaltungsleistungen sowie der gesicherten
Bereitstellung erforderlicher Fachkenntnisse wird eine Akkreditierung oder Zertifizierung des Bewerbers als Reseller und
Supportdienstleister durch den Hersteller des angebotenen Patientenportals verlangt, insofern dieser nicht gleichzeitig den
Hersteller des angebotenen Patientenportals darstellt.
Der Nachweis ist durch Vorlage entsprechender Fremdnachweise der jeweiligen Hersteller zu erbringen.
 Erklärung zu techn. Ausstattung
Sprachniveau:
Der Bewerber verpflichtet sich, im Rahmen der Leistungserbringung an Stellen mit möglichem Kundenkontakt nur solche
Mitarbeiter einzusetzen, die Deutsch als Muttersprache haben oder die mindestens über ein Sprachniveau von C2 oder besser,
nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprache, verfügen. Dies ist in der Anlage Sprachniveau zu
erklären.
Dieses Dokument muss jeweils vom Bewerber, von jedem eingesetzten Nachunternehmer, sowie von allen Mitgliedern einer
etwaigen Bietergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag abgegeben werden.
14.) die Angabe der Zuschlagskriterien, sofern diese nicht in den Vergabeunterlagen genannt werden:
Qualitätskriterium-Name: Anwendung der erweiterten Richtwertmethode nach UfAB 2018 mit 10% Schwankungsbereich und
Zuschlagskriterium Leistung: 70% Fragen- und Kriterienkatalog 30% Lösungspräsentation Gewichtung: 50
Preis - Gewichtung: 50
Sonstiges:
Zeitpunkt der Publikation: 07.06.2024 - 16:00 Uhr
07.06.2024 12:37
Noch nicht realisierte Leistungsstände dürfen nicht genannt werden. Sofern es sich um Projekte handelt, die noch nicht in den
Wirkbetrieb übergeben wurden, ist nur der bisher erreichte Leistungsstand anzugeben.
Source: 4 https://service.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/healyhudson/2024/06/7e99a212-55bb-4167-9d06-d3800aa917b5.html
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             Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for:
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                The Federal Office of Foreign Trade Information
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